分类
按年度分类:将档案按其形成的年度分开,不同年度的档案分别整理。这种方法适用于大多数档案,能保持档案在时间上的连续性。
按机构分类:按照档案形成的机构或部门进行分类,便于查找和利用与特定机构相关的档案。
按问题分类:根据档案所反映的主题或问题进行分类,能集中反映某一特定问题的相关档案。
按保管期限分类:将档案按规定的保管期限进行分类,如、长期、短期,以便于档案的鉴定和销毁。
实际操作中,通常采用复式分类法,如年度 - 机构、年度 - 问题等组合方式。
后续工作
库房管理:将整理好的档案按照分类和编号顺序存放在档案库房的相应位置,并建立库房档案存放示意图,方便查找和管理。
定期检查:定期对档案进行检查,查看档案是否有损坏、丢失等情况,及时发现问题并采取措施进行处理。
动态管理:随着新档案的不断形成,要按照整理规则及时将其纳入档案体系中,确保档案的完整性和时效性。
来源原则:强调档案应按照其形成来源进行整理和分类。同一形成者或同一组织机构形成的档案应集中在一起,不同来源的档案应分开整理。这样可以保持档案在来源方面的独立性和完整性,便于从档案的形成背景和历史沿革角度进行管理和利用。例如,一个机关单位的档案要与其他机关单位的档案区分开来,单独进行整理和分类。
按来源分类
组织机构分类法:按照档案形成的组织机构进行分类,将同一部门或单位形成的档案集中在一起。如政府机关中,不同科室形成的档案分别归类,能体现各部门的职能和工作范围,以及部门之间的协作关系。
作者分类法:以档案的作者为分类依据,将同一作者形成的档案归为一类。对于个人档案或一些特定作者群体的档案,这种分类方法有助于了解作者的思想、工作风格和学术成就等。