档案盒外形尺寸为长310mm、宽220mm的长方体，厚度一般为20mm、30mm、40mm、50mm，也可以根据需要设置其他尺寸厚度。此规格是按照可放入纸张幅面为国际通用A4型（297mm×210mm）的文件，并能够较方便地取用盒内文件而设计的。厚度允许不同的尺寸，以方便放置不同厚度的文件。

同一部门使用的档案盒厚度宜相对统一，以便于按照延长米进行档案数量统计。

牛皮纸档案盒是一种常见的文件存储和管理工具，其常用的规格尺寸主要有以下几种：

1. A4牛皮纸档案盒：长315mm、宽260mm、高70mm，适用于A4纸张的存储；

2. FC（Foolscap）牛皮纸档案盒：长375mm、宽240mm、高70mm，适用于FC纸张的存储；

3. A3牛皮纸档案盒：长470mm、宽320mm、高70mm，适用于A3纸张的存储。

档案盒盒脊各项目具体填写要求如下：

（1）全宗号：全宗号栏内按同级档案馆给定的全宗号填写，暂未给定的可先空置。

（2）年度：年度栏内填写盒内文件的归档年度。（详见解读归档文件整理规则“编号”）

（3）保管期限：保管期限栏填写盒内文件所属保管期限，一般以汉字全称表示，如“”“30年”“10年”。

（4）机构（问题）：机构（问题）栏填写分类方案中相应机构（问题）的类目名，机构（问题）栏也可以填写机构（问题）代码。不按机构（问题）分类的单位，盒脊上可以不印制机构（问题）项。（详见解读归档文件整理规则“编号”）

起止件号栏填写盒内排列前和排列后的归档文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格。检索时在归档章上其他项目的配合下，通过将件号与档案盒脊上的起止件号相对应，即可确定该份归档文件所属的档案盒。盒号是指档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水编制，可以每年一断号，也可以4位数为限几年一段号。为方便平时管理，在移交进馆前，可以先用黑色铅笔编写盒号，在进馆时再按进馆要求进行修改。